Kleinst-GmbH selbst verwalten, Bilanzerstellung

[HPeterH]

Hallo,

ich betreibe schon seit einigen Jahren neben dem Angestelltenverhältnis ein Gewerbe als Kleinunternehmer. Die Verwaltung mache ich selbst, was auch nicht weiter schwer ist, da ich die Gewinn- und Verlustrechnung mit einem Steuerprogramm für die Einkommensteuererklärung "nebenher" mit erstellen und abgeben kann.

Da der Angestelltenjob zunehmend nervt, der Ausbau des Nebengewerbes reizt und es es einen Finanzpuffer für eine Gründungsphase gibt mache ich mir Gedanken, mich stärker auf das Nebengewerbe zu konzentrieren. Ziel soll es sein, in den nächsten Jahren das Nebengewerbe langsam aufzubauen und parallel den Angestelltenjob zu kürzen, um ihn dann in einigen Jahren komplett zu Gunsten des Gewerbes an den Nagel zu hängen.

Zum langsamen Aufbau des Gewerbes gehört natürlich auch die passende Grundsteinlegung. Fachlich ist das mit dem Nebengewerbe schon geschehen, es fehlt aber noch die Betriebsführung einer Kapitalgesellschaft. Die möchte ich zumindest vorerst nicht an einen Steuerberater auslagern, sondern möchte mich selbst darum kümmern und sie verstehen. 

Wie kann ich dort einen Anfang machen? Gibt es ähnlich zu Programmen wie WISO, TaxFix und Co preiswerte und intuitiv bedienbare Programme dazu? Realistischerweise werde ich das Gewerbe nicht zu einem international agierenden Großkonzern mit einem komplexen Gesellschaftsgeflecht ausbauen. Als Größe schwebt mir etwas vor, das ein ausreichendes Einkommen bietet, ggf. auch die Anstellung eines Mitarbeiters ermöglicht, mehr aber nicht. Es wird im Bereich der Kleinst-GmbH bleiben.

Danke für Eure Tipps und Hinweise.     

[PrivateBanker]

Hilft dir das ?

 

https://buchhaltung-online.de/price.php?cid=4561&em_src=kw&em_cmp=google_lo/01_Buchhaltung_sw_[]/sw/pgm_Unternehmen/Buchhaltungssoftware%20f%C3%BCr%20gmbh&gad_source=1&gad_campaignid=12190903330

[Quailman]

vor 20 Minuten von HPeterH:

Fachlich ist das mit dem Nebengewerbe schon geschehen, es fehlt aber noch die Betriebsführung einer Kapitalgesellschaft.

Warum willst du zwingend eine GmbH gründen? Was spricht gegen die Fortführung eines Einzelunternehmens?

Mit der Gründung einer GmbH entstehen zunächst Gründungskosten, der laufende Verwaltungsaufwand ist auch höher. Und die "Fehleranfälligkeit" im steuerlichen Sinne (Bilanzierung anstatt EÜR; Nutzung des GmbH-Kontos wie das private Bankkonto; Anstellungsvertrag bei GmbH + Lohnbuchhaltung; etc.) ebenfalls. Auch wenn du die Buchführung nicht an einen Steuerberater auslagern möchte, dürfte ein Gespräch mit zur Findung der optimalen Rechtsform hilfreich sein. Man unterschätzt die Folgen einer GmbH oftmals.

 

Hinsichtlich Buchführungsprogramm: u.a. Lexware bietet sowas an. Datev dürfte wohl zu teuer sein. 

Wie machst du denn aktuell deine Buchführung? Kannst du da nicht umstellen?

[s1lv3r]

vor 22 Minuten von HPeterH:

Die möchte ich zumindest vorerst nicht an einen Steuerberater auslagern, sondern möchte mich selbst darum kümmern und sie verstehen. 

 

Also rein rechtlich gesehen kann man einen Jahresabschluss für eine Kapitalgesellschaft selber machen. Ich glaube aber ich lehne mich nicht zu weit aus dem Fenster, wenn ich sage, dass das wirklich nur eine Sache ist, die 0,01% der Leute machen sollten. Allen anderen fehlt halt einfach die Kompetenz dafür.

 

Lohnabrechnungen (für den GGF) ist z.B. auch so eine Sache, die ich nicht selber machen würde. Das ist kompliziert und da ändern sich alle paar Monate irgendwelche Dinge und man spart im Endeffekt vielleicht 15€ im Monat.

 

In der Praxis ist das eine Aushandlungssache zwischen deinem Steuerberater und dir, welche Vorarbeiten du erbringst und welche Dienstleistungen er erbringt. Du kannst z.B. die komplette Rechnungslegung und Buchhaltung inkl. der Verbuchung selber vornehmen und er richtet dir nur einmalig den Kontenrahmen dafür ein und macht am Ende den Jahresabschluss.

 

Das Tool welches genutzt wird, stimmt man optimalerweise auch direkt mit ihm ab bzw. wird von ihm vorgegeben, da der Steuerberater es natürlich wesentlich einfacher hat, wenn er keinen Schuhkarton mit aus deinem Buchhaltungstool ausgedruckten Belegen jeden Monat bekommt, sondern die vorkontierten Belege digital direkt bei ihm ankommen (Datev Unternehmen Online ist z.B. bei Steuerberatern relativ beliebt und auch nicht teuer).

 

Wenn du möglichst viel selber machen willst, ist es ggf. auch ein kluger Mittelweg einfach mal nach so einem "Online Steuerberater" zu googlen, da gibt es mittlerweile einige Plattformen, die z.B. Jahresabschlüsse zum Festpreis anbieten. Man macht dann die komplette Zuarbeitet direkt in deren Plattform, so dass die ganzen Workflows komplett digital und standardisiert sind und dadurch eben konkurrenzlos günstig sind.

[HPeterH]

vor 49 Minuten von PrivateBanker:

Hilft dir das ?

 

https://buchhaltung-online.de

Die Seite ist Klasse, da muss ich mal drüberstöbern.

 

Ich möchte meine Überlegungen noch etwas weiter ausführen. Es geht nicht um einen Handel o.ä., bei dem ich übers Jahr gesehen eine Vielzahl von Buchungen habe, ein Lager einrichten muss, viele Rechnungen möglichst automatisiert erstellen muss etc. Es ist vielmehr eine Projektarbeit, bei der es nur wenige Rechnungen pro Jahr gibt. Derzeit habe ich eher 1-2 Projekte pro Jahr im Nebengewerbe und würde das gerne auf etwa eines pro Monat hochfahren. Ich benötige auch keine großen Ausgaben oder Investitionen. Es wird ein PC alle paar Jahre angeschafft (mit Abschreibung pro Jahr), dazu kommen Softwearelizenzen, Versicherung und ein Mobilfunkvertrag sowie eine Rechnung für die Nutzung des homeoffice. Für etwa eine Rechnung, die ich pro Monat stelle und vielleicht 1-2 Rechnungen, die ich pro Monat zu zahlen habe lohnt sich fast keine Automatisierung.

Und genau hier harder ich damit, die Verwaltung auszulagern. Klar, ich brauche eine Software mit Schnittstelle zum Versand der Steuererklärung, Bilanz etc. Dort pro Jahr 24 Beträge mit Beschreibung einzutippern muss aber auch für einen nicht-BWL'ler oder Finanzexperten möglich sein, genau so, wie man es auch bei der privaten Einkommensteuererklärung mit den entsprechenden Programmen gut hinbekommt.

 

Klar, sollte ich perspektivisch jemanden anstellen, dann würde ich die Mitarbeiterverwaltung halb ausgliedern. Da gibt es inzwischen mehrere online-Anbieter, die das preiswert machen.       

[Quailman]

vor 15 Minuten von HPeterH:

Derzeit habe ich eher 1-2 Projekte pro Jahr im Nebengewerbe und würde das gerne auf etwa eines pro Monat hochfahren.

Daher nochmal die Frage: 

 

vor einer Stunde von Quailman:

Warum willst du zwingend eine GmbH gründen? Was spricht gegen die Fortführung eines Einzelunternehmens?

Für den Umfang deines Unternehmens braucht es mE keine GmbH. Hier muss ja auch 25.000 € Kapital auf den Tisch gelegt werden zur Gründung (ggf. auch nur 12.500 €, wenn nur halb eingezahlt. Sieht aber in der Bilanz für Banken etc. schlecht aus). Vielleicht wäre eine UG sinnvoller?

[HPeterH]

vor 1 Minute von Quailman:

Vielleicht wäre eine UG sinnvoller?

Ach so... ja, natürlich würde ich mit einer UG anfangen. Die Frage nach der Rechtsform habe ich hier bewusst ausgeklammert, weil ich dazu keine Diskussion beginnen möchte. Für meine Frage sollte es kaum einen Unterschied machen, ob UG oder GmbH. 

[t.klebi]

vor 8 Minuten von HPeterH:

Ach so... ja, natürlich würde ich mit einer UG anfangen.

Warum "natürlich" eine UG? 

Wenn überhaupt Kapitalgesellschaft, dann bieten sich die GmbH meist viel eher an. 

 

Zu deinen Eingangsfragen. FiBu-Programme mit dazugehörigen Steuerprogrammen richten sich nicht an Laien und sie sind nicht preisgünstig. Und man kann auch nicht, mal so nebenbei, das Konzept von der Finanzbuchhaltung, Bilanzierung oder gar Lohnabrechnung erlernen. Du könntest unter fachkundiger Anleitung (!) relativ schnell die Verbuchung/Behandlung deiner Hauptgeschäftsvorfälle erlernen. Aber immer wenn ein Sachverhalt ein klein wenig vom Standard abweicht, steht du wieder im Dunkeln. 

Fazit:
Lass es und richte deine Energie auf deine Kernkompetenz. Dort ist deine Arbeitskraft (hoffentlich) viel besser aufgehoben. 

[s1lv3r]

vor einer Stunde von HPeterH:

Klar, ich brauche eine Software mit Schnittstelle zum Versand der Steuererklärung, Bilanz etc. Dort pro Jahr 24 Beträge mit Beschreibung einzutippern muss aber auch für einen nicht-BWL'ler oder Finanzexperten möglich sein, genau so, wie man es auch bei der privaten Einkommensteuererklärung mit den entsprechenden Programmen gut hinbekommt.

 

hmmm ... ja, da wäre ich ja noch bei dir, dass man es ggf. hinkriegt die Belege korrekt zu verbuchen, wenn der Kontenrahmen eingerichtet und detailliert erklärt worden ist von demjenigen, der nachher den Abschluss machen soll.

 

Aber GuV, Bilanz, Umsatzsteuererklärung, Körperschaftssteuererklärung, Gewerbesteuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldungen unterjährlich erstellen, etc. etc. ... und den Jahresabschluss dann auch noch selber im Bundesanzeiger veröffentlichen? Glaube nicht, dass ein Laie das hinkriegt in dem er sich einfach eines der gängigen Steuerprogramme, welche von Steuerberatern genutzt werden, runterlädt und anfängt sich einzuarbeiten.

 

Entweder ist er dann 3 Jahre mit Einarbeitung beschäftigt, oder er hat einfach eine Arbeitseinstellung von "wird schon irgendwie passen".

 

Am ehesten geht es m.E.n. wie gesagt noch mit irgendeinem Online-Tool, welches nur die absoluten Standardfälle abbildet und dann den Jahresabschluss automatisiert erstellt. Selbst die werden aber Minimum 500-1000€ im Jahr kosten ...

 

PS: Ich bin kein Steuerberater und habe daher kein persönliches Interesse, den Sachverhalt möglichst kompliziert zu reden. Es würde mich freuen, wenn es so einfach wäre. Denn ich habe selber eine Klein-GmbH mit nur 2 Personen. Und jährlich 4-5000€ an den Steuerberater rauszuhauen ist schon blöd, aber in den letzten 10 Jahren hat selbst der Steuerberater schon einige Male Fehler gemacht, die am Ende finanziell teuer waren ... - hätte ich das alles selber gemacht, wären es wahrscheinlich 100x solche Fehler gewesen ...

 

vor einer Stunde von HPeterH:

Klar, sollte ich perspektivisch jemanden anstellen, dann würde ich die Mitarbeiterverwaltung halb ausgliedern.

 

Braucht man i.d.R. ja schon für einen selber, weil man als angestellter Geschäftsführer in der eigenen GmbH ja auch Lohn bezieht ...

 

vor 40 Minuten von t.klebi:

Wenn überhaupt Kapitalgesellschaft, dann bieten sich die GmbH meist viel eher an. 

 

Wenn man die 25.000€ hat, würde es sich mir auch überhaupt nicht ergeben, eine UG zu gründen ... zum ersten wird man in der Geschäftsfeld absolut nicht ernst genommen (man ist halt derjenige, der keine 25.000€ für seine Unternehmensgründung aufbringen konnte, also entweder arm oder betreibt die Sache nicht ernsthaft), zum anderen will man spätestens nach ein paar Jahren dann ja eh in eine GmbH umwandeln. Dann läuft man also wieder zum Notar und zahlt für die Umwandlung nochmal saftig Gebühren ...

[HPeterH]

Vielleicht habt Ihr recht, vielleicht auch nicht. Ich bin ja noch in der Ideenfindungsphase ;-)

 

Ich habe gerade gesehen, dass es quasi analog zum Elster-Programm für die private Einkommensteuererklärung ein Pendant für die Bilanz gibt: EBilanzOnline. Das ganze kostet 2x39 EUR pro Jahr. Das werde ich mir in den nächsten Wochen etwas näher anschauen.  

 

[t.klebi]

vor 9 Minuten von HPeterH:

Ich habe gerade gesehen, dass es quasi analog zum Elster-Programm für die private Einkommensteuererklärung ein Pendant für die Bilanz gibt: EBilanzOnline. Das ganze kostet 2x39 EUR pro Jahr. Das werde ich mir in den nächsten Wochen etwas näher anschauen.  

Das Tool dient dazu den fertigen (!) Jahresabschluss an die Finanzverwaltung und den Bundesanzeiger zu übertragen. 

Das Tool kann weder eine Finanzbuchhaltung, noch den darauf aufbauenden Jahresabschluss/Steuerbilanz erstellen. 

[stagflation]

Hier bekommt man eine preiswerte FiBu für 100€, die auch ohne Wartungsvertrag mehrere Jahre lang funktioniert: https://www.mcrichter.de/Seiten/Deutsch/Programme/HaBu/Allgemein.html. EBilanzOnline braucht man, wenn man bilanziert, zusätzlich.

 

Wie die Vorredner aber schon schrieben: man muss sich einarbeiten! Zuerst sollte man Finanzbuchhaltung lernen (z.B. Bornhofen: Buchführung 1/2), zusätzlich braucht man ein HowTo-Buch wie "Iris Thomsen: Schwierige Geschäftsvorfälle richtig buchen".

 

Dann kommt der Jahresabschluss. Wenn man ein Einzelunternehmen hat und nicht bilanziert (also eine EÜR erstellt), ist es relativ einfach. Wenn man bilanzieren möchte (oder muss), muss man eine Handels- und/oder eine Steuerbilanz erstellen. Dafür braucht man ein erhebliches Maß an Wissen und Erfahrung! Man kann das lernen. Aber für die allermeisten ist es einfacher und sinnvoller, diese Aufgabe an einen Steuerberater zu delegieren. Wenn man einen Steuerberater damit beauftragt, sollte man seine gesamte Buchhaltung an den Steuerberater übergeben. Das kostet nicht viel mehr, aber die Buchungen sind dann gleich so, wie der Steuerberater sie für den Abschluss braucht.

 

Lange Rede, kurzer Sinn: warum willst Du eine GmbH? Warum fängst Du nicht mit einem Einzelunternehmen an? Wenn Dein Geschäft richtig zum Fliegen kommt, kannst Du immer noch wechseln. Ansonsten spricht viel für ein Einzelunternehmen. Man kann mehr selbst machen. Die Kosten sind niedriger. Man ist auch viel flexibler bei Entnahmen. Die GmbH ist schon ein recht starres Korsett.

[PrivateBanker]

vor 3 Stunden von HPeterH:

Die Seite ist Klasse, da muss ich mal drüberstöbern.

 

Ich möchte meine Überlegungen noch etwas weiter ausführen. Es geht nicht um einen Handel o.ä., bei dem ich übers Jahr gesehen eine Vielzahl von Buchungen habe, ein Lager einrichten muss, viele Rechnungen möglichst automatisiert erstellen muss etc. Es ist vielmehr eine Projektarbeit, bei der es nur wenige Rechnungen pro Jahr gibt. Derzeit habe ich eher 1-2 Projekte pro Jahr im Nebengewerbe und würde das gerne auf etwa eines pro Monat hochfahren. Ich benötige auch keine großen Ausgaben oder Investitionen. Es wird ein PC alle paar Jahre angeschafft (mit Abschreibung pro Jahr), dazu kommen Softwearelizenzen, Versicherung und ein Mobilfunkvertrag sowie eine Rechnung für die Nutzung des homeoffice. Für etwa eine Rechnung, die ich pro Monat stelle und vielleicht 1-2 Rechnungen, die ich pro Monat zu zahlen habe lohnt sich fast keine Automatisierung.

Und genau hier harder ich damit, die Verwaltung auszulagern. Klar, ich brauche eine Software mit Schnittstelle zum Versand der Steuererklärung, Bilanz etc. Dort pro Jahr 24 Beträge mit Beschreibung einzutippern muss aber auch für einen nicht-BWL'ler oder Finanzexperten möglich sein, genau so, wie man es auch bei der privaten Einkommensteuererklärung mit den entsprechenden Programmen gut hinbekommt.

 

Klar, sollte ich perspektivisch jemanden anstellen, dann würde ich die Mitarbeiterverwaltung halb ausgliedern. Da gibt es inzwischen mehrere online-Anbieter, die das preiswert machen.       

Das ist ja dann kein Hexenwerk 

Melde das Gewerbe an, wenn noch nicht geschen, mach eine EÜR und den Gewinn hängst du an deine Elstererklärung mit der Anlage Gewerbebetrieb.

Leg dir für größere Anschaffungen, die du über Jahre hinweg abschreiben musst (KP  800€, Nutzungsdaueer ?) einen Anlagespiegel an, Die Afa schmälert deinen Gewinn

 

https://www.steuern.de/euer

 

Die Umsatzsteuererklärung zu erstellen ist auch machbar nach einlesen in die Materie

 

Der nette Finanzbeamte wird dir beim 1. Mal sicher mit Rat und Tat bei Abgabe der Erklärung zur Seite stehen

Dann hast du ein Muster für die nächsten Jahre, oder gehst zum Steuerberater und kommst auf diese Weise zum Muster.

 

[s1lv3r]

vor 15 Minuten von PrivateBanker:

Melde das Gewerbe an, wenn noch nicht geschen, mach eine EÜR und den Gewinn hängst du an deine Elstererklärung mit der Anlage Gewerbebetrieb.

 

Das macht der TO ja schon (wobei er in seinem Ausgangsposting glaube ich GuV und EÜR durcheinander wirft ...), es geht ihm ja gerade darum, ob er sein Gewerbe auch als Kapitalgesellschaft (GmbH) betreiben kann und dabei dann weiterhin die komplette Buchführung/Bilanzierung inkl. Abschluss quasi einfach nebenbei zur Einkommensteuererklärung komplett selber machen kann ...

[t.klebi]

vor einer Stunde von PrivateBanker:

Das ist ja dann kein Hexenwerk 

Melde das Gewerbe an, wenn noch nicht geschen, mach eine EÜR und den Gewinn hängst du an deine Elstererklärung mit der Anlage Gewerbebetrieb. ... 

Offenbar scheint es doch ein Hexenwerk zu sein.

Nichts, aber wirklich auch gar nichts von deinen "Empfehlungen" wäre hier korrekt. 

 

Eine Kap-Gesellschaft ermittelt ihren Gewinn nach § 5 EStG, sie erstellt eine KöSt-Erklärung und eine Anlage "Gewerbetrieb" existiert nicht (auch nicht in deiner Einkommensteuererklärung). 

PS:
Das Finanzamt macht keine Steuerberatung. 

[Turmalin]

https://www.collmex.de/?gad_source=1&gad_campaignid=8088060&gbraid=0AAAAAD_YanhVni6pvlkDILFLyuJ_biTWW&gclid=EAIaIQobChMI_Pqx97LrlAMVc8pEBx1w-TbNEAAYASAAEgKxU_D_BwE

Ich will dich auch nicht ermuntern, dich als Laie an der doppelten Buchführung + Gehaltabrechnungen zu versuchen, aber falls du nicht davon abzubringen bist, kannst du dir diesen Softwareanbieter ansehen. EBilanz kommt wie gesagt separat dazu. 
In der Regel sind ja Haftungsbeschränkungen Auslöser für die Idee, eine GmbH zu gründen. Wenn es dir darum geht, gibt es vielleicht Möglichkeiten, diese auf vertraglicher Basis mit den Auftraggebern zu regeln? 

[PrivateBanker]

vor 2 Stunden von t.klebi:

Offenbar scheint es doch ein Hexenwerk zu sein.

Nichts, aber wirklich auch gar nichts von deinen "Empfehlungen" wäre hier korrekt. 

 

Eine Kap-Gesellschaft ermittelt ihren Gewinn nach § 5 EStG, sie erstellt eine KöSt-Erklärung und eine Anlage "Gewerbetrieb" existiert nicht (auch nicht in deiner Einkommensteuererklärung). 

PS:
Das Finanzamt macht keine Steuerberatung. 

Habe ich ihm empfohlen eine Kap-Gesellschaft zu gründen?

Ich beziehe mich auf seine Ausführungen mit dem derz. Status.

Sorry für die nicht korrekte bezeichnung des Formulars: Einkünfte aus Gewerbebetrieb, Anlage G

 

Wer spricht von Steuerberatung durch den Finanzbeamten. Belege einreichen und fragen ob Formular richtig ausgefüllt. Meines Wissens liegt der Anlage G auch eine Erläuterung bei

Zur EÜR hier mehr:

https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&opi=89978449&url=https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Einkommensteuer/2025-08-29-anlage-EUER-2025.pdf%3F__blob%3DpublicationFile%26v%3D3&ved=2ahUKEwiZ-YCGueuUAxXk8bsIHQykG_UQFnoECBAQAQ&usg=AOvVaw2keWEeO63OCkWeDMgANCbe

 

 

 

[s1lv3r]

vor 33 Minuten von PrivateBanker:

Habe ich ihm empfohlen eine Kap-Gesellschaft zu gründen?

Ich beziehe mich auf seine Ausführungen mit dem derz. Status.

Sorry für die nicht korrekte bezeichnung des Formulars: Einkünfte aus Gewerbebetrieb, Anlage G

 

Aber dann ist dein Rat also, weiterhin alles genauso zu machen, wie er es jetzt auch schon macht?

 

Weil ich lese die Frage auf jeden Fall so, dass der OP jetzt auch schon für sein angemeldetes Gewerbe eine EÜR macht (er nennt es GuV, aber GuV ist halt ein Begriff aus dem Bilanzrecht und wird definitiv nicht der Einkommenssteuererklärung beigefügt) ...

[Turmalin]

Vor 20 Jahren waren die Steuererklärungen für Photovoltaikanlagen auch ziemlich tricky, Umsatzsteuer und Einkommensteuer unterschiedlich, fiktive Rücklieferung etc. Da war der gängige Rat, das erste Jahr den Steuerberater machen zu lassen und dann neu zu entscheiden, ob man es sich selber zutraut.