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Batman_BU

DMS - Dokumentenmanagement

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Batman_BU
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Moin zusammen, 

 

ich bin auf der Suche nach einem vernünftigen DMS System für recht unterlagenlastige Privathaushalte. Bei mir befinden sich mittlerweile 20 Leitz-Ordner mit diversen Unterlagen, die ich gerne digitalisieren möchte. (und in dem Zusammenhang gleich entrümpeln ;-) )

 

Hat jemand einen Tip für ein preiswertes Programm? Was wären sinnvolle Funktionen? 

 

Besten Dank schon einmal im Voraus!

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Peter Grimes
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Naja, hierarchische Ablage, Volltextsuche, Beschlagwortung und möglichst viele verarbeitbare Dateiformate wären schon recht sinnvolle Funktionen. ;-) Ich nehme Devonthink Pro für meinen Papierkram.

 

Gruß,

PG 

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Ramstein
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vor 23 Minuten schrieb Batman_BU:

Moin zusammen, 

 

ich bin auf der Suche nach einem vernünftigen DMS System für recht unterlagenlastige Privathaushalte. Bei mir befinden sich mittlerweile 20 Leitz-Ordner mit diversen Unterlagen, die ich gerne digitalisieren möchte. (und in dem Zusammenhang gleich entrümpeln ;-) )

 

Hat jemand einen Tip für ein preiswertes Programm? Was wären sinnvolle Funktionen? 

 

Besten Dank schon einmal im Voraus!

 

Herr Doktor, ich bin krank. Was ich genau meine, weiß ich nicht. Welche Medikamente können sie empfehlen?

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DrFaustus
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Zunächst mal wäre die Frage nach einem passenden Scanner für 20 Leitzordner angebracht.

Jedes Blatt einzeln auflegen ist da wohl kaum zielführend.

 

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Batman_BU
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vor 15 Stunden schrieb Ramstein:

 

Herr Doktor, ich bin krank. Was ich genau meine, weiß ich nicht. Welche Medikamente können sie empfehlen?

Haha, Witzig. 

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Batman_BU
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vor 39 Minuten schrieb DrFaustus:

Zunächst mal wäre die Frage nach einem passenden Scanner für 20 Leitzordner angebracht.

Jedes Blatt einzeln auflegen ist da wohl kaum zielführend.

 

Ein vernünftiger Scanner ist vorhanden, das ist nicht das Problem.  Ich gehe auch stark davon aus, dass es deutlich weniger Unterlagen werden, die das Ausmisten überleben. 

Ich möchte nur nicht einfach PDFs auf der Festplatte ablegen und dafür eine Ordnerstruktur erstellen. Das Chaos kenne ich beruflich leider nur zu gut. 

 

Standard scheint zu sein:

 

-Wiederauffindbarkeit (Schlagwortsuche)

-Versionsverwaltung

-Protokollierung

-Vermeiden von Doppelablage

-Ergänzung von elektronischer Kommunikation möglich

-Verknüpfung von Dokumenten

-ggf Vorlagenerstellung

-einfache Backup-Funktionen

 

 

Da ich so etwas noch nie benutzt habe, kann ich nicht sagen, was (zusätzlich) sinnvoll wäre. Daher die Frage nach einem Software-Tip und Ideen für Funktionen... (Auch wenn so eine Frage für einige Menschen offensichtlich bereits einen Affront darstellt)

 

 

 

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DrFaustus
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Das sind schon sehr weitreichende Funktionen für einen Privathaushalt.

Die meisten Systeme sind selbst für viele Unternehmen zu mächtig in ihrer Funktionalität.

Für was zum Beispiel brauchst du eine Protokolierung?

Brauchst du eine Schlagwortsuche, eine Volltextsuche oder reicht auch die Suche nach dem Dateinamen?

 

Relativ einfach von der Usability finde ich ELO: https://www.elo.com/wcm/de/produkte/elooffice

Ist aber vom Preis her vielleicht auch schon zu hoch gegriffen für einen Privathaushalt.

 

Wichtig wäre mir in diesem Zusammenhang eine absolute Zukunftssicherheit. Was passiert, wenn das System durch ein anderes ersetzt werden soll? Wie bekommt man alle Ablagedaten aus dem alten System ins Neue?

Legt ein DMS die Dateien in eine Datenbank, sollte einem bewusst sein, dass man ohne das DMS nicht mehr an seine Daten kommt.

 

Beruflich nutze ich ein DMS und bin sehr zufrieden damit (das wäre aber weit zu hoch gegriffen für private Zwecke), Privat lege ich Dokumente in einer durchdachten Ordnerstruktur ab und das reicht mir vollkommen. Nur weil ein DMS mehr Funktionen bietet, heißt das nicht automatisch, dass man diese Funktionen auch tatsächlich braucht.

 

 

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Ramstein
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Ich habe seit 25 Jahre keine Dokumente mehr gelöscht (aktuell ca. 10.000) und nutze meistens die Volltextsuche von Mac OS. Verbunden mit einer einigermaßen sinnvollen Ordnerstruktur reicht mir das völlig.

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DrFaustus
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Das meine ich damit. Mir reicht OS auch vollkommen. Die Volltextsuche ist sehr gut. Klar deckt OS nicht alle der o.g. Funktionalitäten ab. Aber braucht man diese tatsächlich als Privathaushalt?

Was ich allerdings tun würde ist ein automatisches Backup auf einem Server oder der Cloud. 

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Batman_BU
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Als Use-Case hätte ich in den letzten Wochen die Zusammenstellung von Unterlagen für eine Finanzierung gehabt. Hier wäre eine Volltextsuche hilfreich gewesen. Zugegeben, das ist ein eher seltener Fall. Auf der anderen Seite habe ich viele medizinische Unterlagen und in dem Zusammenhang auch viel Korrespondenz mit Anwälten, Versicherungen etc. Das wird auch in Zukunft wieder auftauchen.

 

Aus dem speziellen Grund würde ich eine weitreichende Suchfunktion ggü. dateinamensuche bevorzugen. 

 

Für eine Protokollierung kann ich keinen notwendigen Einsatz erkennen. Und sicherlich gehen auch andere Funktionen zu weit. 

 

Backups laufen bei mir automatisch. Die Zukunftsfähigkeit finde ich als Punkt ebenfalls wichtig. 

 

Vielleicht überschätze ich aber auch den Nutzen.

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odensee
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vor 51 Minuten schrieb Batman_BU:

Als Use-Case hätte ich in den letzten Wochen die Zusammenstellung von Unterlagen für eine Finanzierung gehabt. Hier wäre eine Volltextsuche hilfreich gewesen. Zugegeben, das ist ein eher seltener Fall. Auf der anderen Seite habe ich viele medizinische Unterlagen und in dem Zusammenhang auch viel Korrespondenz mit Anwälten, Versicherungen etc. Das wird auch in Zukunft wieder auftauchen.

 

Tabellenkalkulation und Verlinkung der Dokumente? Geschickte Stichwortvergabe und Filterfunktion nutzen. Sollte auch mit 10.000 Dokumenten funktionieren

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el_patron
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Hallo,
ich habe letztens http://www.pinnau.biz/dms.html entdeckt. Vielleicht passt das Programm ja für Dich? Ist kostenlos und legt die Dokumente so ab, wie es sich gehört, nämlich als Dateien in einer Ordnerhierarchie, mit der man auch noch in Jahrzehnten ohne dieses Programm etwas anfangen kann. Was mir auch gefällt, ist das Workflow-basierte Design.


Aber damit es in meine Welt passt, müsste ich erst eine Menge konfigurieren und dazu fehlt mir momentan einfach die Zeit... Tendiere daher doch eher dazu, dass die Aufwand/Nutzen-Rechnung für mich eher in Richtung "durchdachte Ordnerstruktur" geht.

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wpf-leser
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Hallo zusammen!

 

Spezielle DMS können mMn. langfristig betrachtet im 'Hausgebrauch' ganz schnell große Probleme aufwerfen. Überspitzt:
Erst steckt man einen Haufen Arbeit hinein, um Ordnung und ggf. eine Verschlagwortung in das Archiv zu bekommen und in 10 Jahren wird das Programm in dann aktuellen Systemumgebungen entweder garnicht mehr unterstützt oder man ist gezwungen, erneut mehr oder weniger viel Geld und/oder Aufwand in die Hand zu nehmen - tolle Wurst!

 

Eine Volltextsuche ist meiner Erfahrung nach in der Praxis erstmal durchaus nützlich. Im konkreten Fall gilt es jedoch zu bedenken, dass ein zu digitalisierendes Archiv vorliegt und der Nutzen somit von einer leistungsfähigen OCR-Lösung abhängt (Schnittstelle Grafik -> Text).

 

Ich bin auch bei einer wohlüberlegten Ordnerstruktur am PC für digitale Originale und wichtigste digitalisierte Dokumente.


Eine solche Struktur ist oft nicht leicht zu finden.
Erlaubt ist, was subjektiv Sinn macht - das kann erfahrungsgemäß sehr ungewöhnlich sein.

 

Analoges bleibt aktuell bei mir i.d.R. analog. Es wird aber nach einem dem digitalen Archiv sehr ähnlichen Vorgehensweise abgeheftet.

Für das jeweils aktuelle Jahr kann man sich auch einen eigenen Ordner gönnen, Unterlagen einfach (grob, ggf. gleich etwas nach Thematik) nach Eingang zuoberst abheften und 1x im Jahr ordentlich in das große Archv überführen.
So findet man aktuelle Unterlagen (die man eher noch im Kopf hat) schnell wieder, verhindert aber gleichzeitig Unordnung im Archiv durch 'schnelles Beseitigen herumliegender Unterlagen'.

 

... Nur, um Lösungs- und Denkansätze zu liefern ...
Um eigene Gedanken kommt man kaum herum.

 

Der grundsätzlichen Digitalisierung bin ich nicht abgeneigt und bei ganz wichtigen Dokumenten mache ich das auch heute schon, Stichwort Backup.

Letzteres mindestens (Thema Datenmenge) von wichtigen Dokumenten in 'der Cloud' (ggf. gesondert im Container verschlüsselt) abzulegen, bietet sich durchaus an.

 

Ich muss aber auch zugeben, dass das insgesamt ein sehr umfangreiches Unterfangen sein kann und ist. Ich bin da auf einem Stand, mit dem ich gut leben kann, der gelegentlich aber auch immer mal wieder Richtung Optimum ausgebaut wird. Essentiell sind primär ein Backup und (bereits weit dahinter, aber immernoch sehr wichtig) die Archivstruktur. Alles andere sind 'erstmal' Gimmicks bei mir.

 

Grüße,
wpf-leser

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Batman_BU
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ich bin momentan eher geneigt, eine Lösung wie von odensee vorgeschlagen zu basteln. Allerdings bin ich mit dem Verlinken nicht ganz glücklich. 

 

Das pinnst-dms schaue ich mir die Tage mal genauer an. Danke!

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DerDude1980
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Ich nutze Evernote, eine extrem kostengünstige und dafür sehr leistungsstarke Cloudlösung. Ich bin damit sehr zufrieden und kann es nur empfehlen.

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wpf-leser
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vor 19 Stunden schrieb Batman_BU:

ich bin momentan eher geneigt, eine Lösung wie von odensee vorgeschlagen zu basteln. Allerdings bin ich mit dem Verlinken nicht ganz glücklich.

Das wäre letztlich eher eine Lösung für analoge Ordner. (Inkl. Ausdruck, ohne Link, mit Nummerierung)

 

Digital macht das - mMn. - wenig Sinn, weil man die Funktionen, für die man hier die Tabellenkalkulationssoftware benutzt, auch ohne Weiteres mit den eh schon im Gebrauch üblichen Dateiverwaltungstools, Ordnerhierarchien und Dateinamen ganz locker hinbekommt. Eine mMn. unnötige Zwischenschicht. Kann man aber selbstredend so machen.

Bedenken sollte man natürlich, dass die Dateien trotzdem irgendwo und v.a. irgendwie liegen müssen und man es sich kaum nehmen lassen wird, bereits hier schon eine gewisse Struktur zu haben. Dann kann man es aber auch gleich konsequent auf dieser Ebene durchziehen mMn. ...

 

Grüße,

wpf-leser

 

 

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