Aufbewahrung von Dokumenten

[McScrooge]

vor 1 Stunde von br4v3m:

Die Daten werden komplett auf die Handies kopiert (im heimischen WLAN).

Provokante Frage: Wofür braucht man das?

Am 10.3.2024 um 09:30 von Lazaros:

Hat jemand von euch schon mal jahrelang zurückliegende alte Bankdaten gebraucht?

Nein.

[br4v3m]

vor einer Stunde von McScrooge:

Provokante Frage: Wofür braucht man das?

Braucht man nicht zwingend, aber ist komfortabel, v.a. wenn man wie ich viel unterwegs ist.

[MichaelMueller]

Ich bin mit dem DMS eigentlich ganz zufrieden bisher, damit sind auch mobile Zugriffe und Backups geregelt. Suchen und Kategorisieren kein Problem sowie alle E-Mail Anhänge werden auch direkt automatisch eingespielt.

Amazon Rechnung automatisiert per E-Mail schicken lassen, wird importiert und direkt richtig eingeordnet. Man muss nichts mehr mit Hand machen.
Alle paar Wochen muss ich die Bankdokumente von MoneyMoney ins Netzlaufwerk kopieren, damit diese importiert und direkt richtig eingeordnet werden.
Vielleicht finde ich dafür noch eine Lösung, das automatisch machen zu lassen.

[Bolanger]

Was machen die DMS-Nutzer eigentlich, wenn die Software nicht weiterentwickelt wird, zu teuer wird oder aus sonst welchen Gründen in Zukunft nicht mehr verfügbar ist? Ich mag keine Lösungen, bei denen man sich auf einen Anbieter festlegt.

[MichaelMueller]

@Bolanger was soll dann sein? Das gleiche wie bei allen anderen Softwareprodukte auch. 
 

Du hast ja kein Risiko…

 

[Barqu]

5 hours ago, Bolanger said:

Was machen die DMS-Nutzer eigentlich, wenn die Software nicht weiterentwickelt wird, zu teuer wird oder aus sonst welchen Gründen in Zukunft nicht mehr verfügbar ist? Ich mag keine Lösungen, bei denen man sich auf einen Anbieter festlegt.

Paperless-ngx ist opensource. 

[Malvolio]

Mein Vater ist 2012 gestorben .... über ein Jahr später hat die Rentenversicherung noch eine Ausbildungsbescheinigung von ihm angefordert .... aus den 60er-Jahren wohlgemerkt. Das war wirklich kurios. 

[MichaelMueller]

vor 3 Stunden von Barqu:

Paperless-ngx ist opensource. 

Selbst wenn nicht, ich mein die Dateien liegen ja auf dem filesystem wie man es will, man kann die Struktur auch vorgeben. D.h. wenn das Programm nicht mehr gibt, hat man ja erstmal nichts an Daten oder Struktur verloren.

 

vor 2 Stunden von Malvolio:

über ein Jahr später hat die Rentenversicherung noch eine Ausbildungsbescheinigung von ihm angefordert .... aus den 60er-Jahren wohlgemerkt. Das war wirklich kurios. 

Ob dir da ein DMS geholfen hätte?
Dann hätte dein Vater ein DMS gebraucht und du auch noch die Zugangsdaten oder du hättest die Daten pflegen müssen. 

[Malvolio]

vor 1 Minute von MichaelMueller:

Ob dir da ein DMS geholfen hätte?
Dann hätte dein Vater ein DMS gebraucht und du auch noch die Zugangsdaten oder du hättest die Daten pflegen müssen. 

Wohl kaum .... aber über die Jahrzehnte hat manchmal auch Papier und ein alter Leitz-Ordner durchaus seine Vorteile.  Obwohl ich in dem Fall nicht weiß, ob überhaupt etwas passiert wäre, wenn wir die Unterlagen nicht mehr gehabt hätten.

[Kzoll]

Cloud-basierte DMS-Lösungen bieten oft mehr Flexibilität und Skalierbarkeit als lokale Lösungen. Du kannst den Anbieter wechseln, ohne Daten oder Anwendungen neu installieren zu müssen.

[alsuna]

Und dafür lege ich sensible Dokumente in die Cloud. Genau mein Humor.

[MichaelMueller]

vor 3 Stunden von Kzoll:

Du kannst den Anbieter wechseln, ohne Daten oder Anwendungen neu installieren zu müssen

Und der Wechsel und die Datenübertragung passiert dann automatisch über die Wolke

 

vor 2 Stunden von alsuna:

Und dafür lege ich sensible Dokumente in die Cloud. Genau mein Humor.

Ende zu Ende verschlüsselt dann natürlich

[StE]

Nach Durchsicht dieses Fades vielleicht dies:

 

1. Gibt keine Cloud, nur anderer Leute Computer. So Firmen dahinter gehen schneller pleite als man gucken kann, siehe die inzwischen zahlreichen IoT-Geräte, die nach Insolvenz nur noch Elektroschrott sind. Oder jemand aus Weissrussland schnappt sich die Domain und hat plötzlich die Möglichkeit, 20.000 Türen in Deutschland nach Wunsch einfach aufzusperren. Oder, was quasi jeden Monat inzwischen passiert, die Bude wird gehackt und die Daten waren doch nicht Ende zu Ende verkrypted und tauchen als Auszug plötzlich in irgendwelchen kriminellen Foren auf.

 

2. Vorsicht vor Datenhaltung auf SSDs oder USB HDDs. Je nach Alterungsgrad der Zellen in SSDs verlieren diese irgendwann ihre Daten. Bei HDDs kommts zu Sektorfehler. Nicht beschreiben und dann einfach für x Jahre in den Safe legen geht ziemlich sicher in die Hose. Die einzig heute in 2024 einigermaßen noch relevanten Medien, die 30-100 Jahre halten, sind mit langsamster Geschwindigkeit beschriebene HTL Blurays (nicht LTH), oder LTO-Bänder, dunkel, trocken, kühl und hochkant gelagert.

 

3. Es braucht nicht unbedingt immer die große Open Source Lösung mit Webinterface und Tralala. Wer unter Linux fit und eher Purist ist: Ich scanne unter Linux mit scanimage, werfe mit imagemagick-Trick leere Seiten weg, begradige mit scantailor-universal-cli, und wandle alle Seiten mit ocrmypdf dann von multipage TIFF in ein PDF, alles in einem Rutsch. Und wenn ich was suche findet rga siehe https://phiresky.github.io/blog/2019/rga--ripgrep-for-zip-targz-docx-odt-epub-jpg/ alles mit Schlagworten wieder.