Aufbewahrung von Dokumenten

[voxk]

Ja, ich habe mir in Corona Zeit angeschaut, aber sehr oberflächlich. Sie sind noch nicht lange auf dem Markt, wenn ich mich nicht irre.

 

Meine Aussage war allgemein und betrifft Paperlees nicht wirklich, da man immer die Dokumente runterladen kann. Ich erinnerte mich nur an die E-Mails. Es gab eine Zeit, in der Microsoft mit Tricks versucht hat, dass niemand zu einem anderen E-Mail-Anbieter umziehen könnte. Zum Glück haben sie es nicht geschafft und heutzutage kann jeder mit all seinen E-Mails den E-Mail-Anbieter wechseln. Und wenn man, wie ich, seine eigene Domäne als E-Mail-Adresse benutzt und dazu die E-Mails auf dem eigenen Rechner bewahrt, sollte man sich keine Sorgen machen, was der E-Mail-Anbieter tut.

 

Aber wenn man mit anderen Formaten arbeitet wie z.B. Videos oder Musik, ist nicht selbstverständlich, dass jede Cloud den Umzug ermöglicht. 

 

Edit: Noch eine Erinnerung, warum wir die Cloud nicht 100% vertrauen sollen. Beim größten Cloud-Anbieter Europas ist ein Feuer ausgebrochen. Viele Kunden haben Daten verloren und den Ausfall ihrer Websites zu beklagen.

[MichaelMueller]

Ich glaube wir reden von 2 unterschiedlichen Dinge

Ich rede von dem hier und das läuft lokal bei mir daheim. Selbst wenn es das irgendwann nicht mehr gibt habe ich alle Dokumente, wie oben geschrieben nach Jahr/Korrespondent sortiert
https://docs.paperless-ngx.com/

[voxk]

Ok. Diese Paperless kenne ich nicht. Ich habe Paperless.io gemeint.

[MichaelMueller]

Ok das erklärt einiges , ja ich gebe dir Recht in der Cloud hätte ich es auch ungern

[313]

6 hours ago, MichaelMueller said:

Bei mir werden sämtliche Postbox(en) direkt automatisch auf mein Rechner geladen. Aber ich bin zu faul das alles manuell umbenennen zu müssen oder einzusortieren.
Darum suche ich eher nach was automatischen, die Metadaten sind ja alles schon vorhanden.

Wie realisierst Du diesen automatisch Download? Das wäre (für mich) tatsächlich eine echte Zeitersparnis, vor allem bei der ING, die ja nach wie vor keine Zusammenfassung des eigenen und der Kinder-Konten anbietet.

[MichaelMueller]

Ich nutze moneymoney  

[313]

Okay, Software für den Mac, das nützt mir leider nichts. Schafft moneymoney das alles über FinTS oder nutzen die je nach Bank auch selbst erstelle Methoden zum Download?

 

Ich selbst benutze Moneyplex via FinTS und bekomme hierüber einige Kontoauszüge, aber leider längst nicht von allen Banken und von keinem meiner Broker. Bei der Postbank z.B. ist genau dies bei der IT-Umstellung weggefallen.

[MichaelMueller]

Vielleicht gibt es sowas auch für Windows oder Linux siehe https://www.heise.de/download/specials/Banking-Software-Die-besten-Homebanking-Programme-im-Vergleich-6264594

 

bisher ging alles außer mein Festgeld (https://www.ca-consumerfinance.de/)bzw. Mit Zusatzkosten

 

https://moneymoney-app.com/banken/

[bondholder]

vor 5 Stunden von 313:

Okay, Software für den Mac, das nützt mir leider nichts. Schafft moneymoney das alles über FinTS oder nutzen die je nach Bank auch selbst erstelle Methoden zum Download?

Einige Banken stellen PDF-Kontoauszüge nicht über die FinTS/HBCI-Schnittstelle zur Verfügung, weswegen diese nur von der Website abgerufen werden können.

 

vor 4 Stunden von MichaelMueller:

bisher ging alles außer mein Festgeld (https://www.ca-consumerfinance.de/)bzw. Mit Zusatzkosten

Es gibt tatsächlich deutsche Banken, deren Umsätze MoneyMoney überhaupt nicht (auch nicht über den kostenpflichtigen PSD2-Onlinedienst) abrufen kann, z.B. die ProCredit-Bank.

[Barqu]

Bin zufriedener Nutzer von Paperless-ngx auf meinem Raspberry.

Die Bedenken von @voxk sind alle nicht zutreffend.

 

[MichaelMueller]

vor 7 Stunden von Barqu:

Bin zufriedener Nutzer von Paperless-ngx auf meinem Raspberry.

Ich finde es bisher auch ganz nett, kennst du Empfehlungen oder Links für Best Practices beim Einrichten zu Tags, Typen usw. und Backup Strategien?

vor 7 Stunden von Barqu:

Die Bedenken von @voxk sind alle nicht zutreffend.

Er meinte auch ein anderes Produkt 

[Barqu]

37 minutes ago, MichaelMueller said:

Ich finde es bisher auch ganz nett, kennst du Empfehlungen oder Links für Best Practices beim Einrichten zu Tags, Typen usw. und Backup Strategien

Meiner Erfahrung nach faengt man mit vielen Tags usw an und schmeisst die dann spaeter wieder raus bspw. hatte ich zuerst verschiedene Behoerden u. ae. unter ihrem Namen als Correspondent und mittlerweile aber als "Deutschland" zusammen gefasst. Bekanntlich koennte man auch auf "storage paths" verzichten, aber dazu habe ich mich noch nicht durchgerungen, um zukunftssicher / unabhaengig zu bleiben. 

Lesenswert finde ich

https://digital-cleaning.de/

https://www.digitalisierung-mit-kopf.de/blogs/anleitungen

Wie beim ersten Link angegeben habe ich meine Ordnerstruktur so, dass ich einfach mit jedem Dateimanager zugreifen kann. Das werde ich aber vermutlich mal aendern, sobald ich meine Backup-Strategie finalisiert habe. Aktuell laufen verschiedene Backups und das haengt auch davon ab, auf welchem System es laeuft. Bei mir inzwischen auf openmediavault und vermutlich bleibe ich dabei. Dort laeuft ein Skript fuer den Export-Befehl und OMV macht das Backup fuer alles, was mit Docker zusammen haengt, also inkl. des Export-Ordners.

Meine Stoage Paths sind - mittlerweile - alle angelegt nach diesem Muster ("Tax" fuer Steuerrelevantes, andere Ordner mit anderem Namen. Sobald verfuegbar, wird das durch "custom field" ersetzt):

{owner_username}/Tax/{created_year}/{correspondent}/{created_year}-{created_month}-{created_day}_-_{document_type}_-_{title}

Wie erwaehnt: Stell dich darauf ein, dass sich dein System evolutionaer entwickelt. Gluecklicherweise ist das mit wenigen Klicks gemacht. Einfach nach und nach Dokumente einpflegen und zwischendurch immer mal wieder schauen, welcher Tag, Correspondent, etc nur 1 oder 2 mal vorkommt und mit womit es zusammen gelegt werden koennte.

 

Ich hatte es erst auf dem Laptop laufen zum Austesten und auf den Pi 5 gewartet. Sobald der verfuegbar war, war mir dann weitestgehend klar, wie ich es haben will.

 

Der Lernalgorithmus braucht etwas, funktioniert aber stetig besser.

[Lazaros]

Am 8.3.2024 um 20:45 von MichaelMueller:

benutzt ihr irgendwelche Systeme oder Software für die Aufbewahrung von (Depot-) Dokumente und Belege?
Falls ja wie sind bisher die Erfahrungen?

 

Ich schreib' jetzt mal nicht, was ich persönlich an Bankdaten alles nicht aufbewahre, sondern frage:

Hat jemand von euch schon mal jahrelang zurückliegende alte Bankdaten gebraucht?

Hätte er die Daten in diesem Fall nicht einfach (und kostenpflichtig) bei der Bank anfordern können?

[MichaelMueller]

@barqu danke, auf das automatische lernen mit Tags und Typen bin ich wirklich gespannt wie gut das funktioniert. Zuweisen über Regexe usw. habe ich eigentlich keine Lust.
Wo kann man denn einen owner (Beispiel an wen die Rechnung ausgestellt wurde) für das Dokument vergeben oder geht das über Tags?

Gerade auch die Speicherpfade entdeckt, mal schauen ob ich den default ändere bisher fand ich den ganz ok.
 

Am 10.3.2024 um 09:30 von Lazaros:

Hätte er die Daten in diesem Fall nicht einfach (und kostenpflichtig) bei der Bank anfordern können?

Ich hätte ungern diese Abhängigkeit vor allen bis in 30 Jahre, gilt ja auch noch für andere Dokumente wie Rentenbescheid etc.

[Barqu]

23 hours ago, MichaelMueller said:

@barqu danke, auf das automatische lernen mit Tags und Typen bin ich wirklich gespannt wie gut das funktioniert. Zuweisen über Regexe usw. habe ich eigentlich keine Lust.
Wo kann man denn einen owner (Beispiel an wen die Rechnung ausgestellt wurde) für das Dokument vergeben oder geht das über Tags?

Permission.

[chirlu]

Am 10.3.2024 um 09:30 von Lazaros:

Hat jemand von euch schon mal jahrelang zurückliegende alte Bankdaten gebraucht?

 

Ja. Wie soll ich sonst frühere Jahre in Portfolio Performance eingeben?

[Schlumich]

Oh Gott... .wenn ich hier mitlese bekomme ich jedes Mal ein ungutes Gefühl. Ich habe Vieles digital, aber halt nicht alles. Und das, was digital vorliegt, benötigt dringend ein regelmäßiges und rountinemäßig ablaufendes Backup. Auch da bin ich nicht gut....

 

Schreiben von e.g. Versicherungen liegen vielfach nur in Papierform vor, da die Versicherer offenbar gerne auch heute noch viel Papier verschicken. Und da bin ich dann zu faul, jedes Schreiben zu scannen....Also lochen, abheften und ab damit in den Leitz-Ordner. Und den Leitz-Ordner dann nach 3 Jahren in den Keller.

 

Gestern war ich gerade im Keller und hatte 2 Ordner in der Hand mit Bankdokumenten von 2014-2018, die ich gestern eigentlich beschlossen hatte zu schreddern... Vielleicht lasse ich sie doch noch mal im Keller rumstehen.

 

 

 

[MichaelMueller]

Am 11.3.2024 um 10:16 von Barqu:

Permission.

Mhm finde ich nicht, wo genau soll das sein?

Am 11.3.2024 um 14:18 von Schlumich:

Und da bin ich dann zu faul, jedes Schreiben zu scannen

Scannen ist weniger das Problem. Geht ja schnell mit dem Handy, danach wie es dann weitergeht ist eher das Problem

[Barqu]

On 3/12/2024 at 11:58 PM, MichaelMueller said:

Mhm finde ich nicht, wo genau soll das sein?

 

 

Oben rechts, 2. Zeile, 4. Eintrag von rechts

[MichaelMueller]

@Barqu danke für die Infos, aber die Berechtigungen kann man nicht automatisch zuweisen lassen?

[B.Axelrod]

Am 10.3.2024 um 09:30 von Lazaros:

Hat jemand von euch schon mal jahrelang zurückliegende alte Bankdaten gebraucht?

Hätte er die Daten in diesem Fall nicht einfach (und kostenpflichtig) bei der Bank anfordern können?

Muss nicht mal jahrelang sein- das Finanzamt wollte eine Erträgnisaufstellung, da die Steuerbescheinigung anscheinend unglaubwürdig war.

Das Konto war aber zwischenzeitlich gekündigt und ich möchte mir nicht ausmalen, was die Bank an Kosten

für 400 Seiten verlangt hätte.

[br4v3m]

Ich verwalte mein komplettes Büro digital, aller Papierkram wird gescannt (Einzugscanner ftw!) und in einer den alten Papieraktenordnern nachempfundenen Ordnerstruktur abgelegt. Digitale Unterlagen werden genauso in der Ordnerstruktur abgelegt. Jedes File erhält den zugehörigen Datumsstempel als Präfix, bspw. 2024-04-05_rechnung+strom.pdf.

Wichtige E-Mails werden wie Snailmail behandelt und als pdf gedruckt und in der Ordnerstruktur abgelegt. Alle Mails werden danach gelöscht. Das "Büro" wird auf ein NAS synchronisiert und von dort auf die Handies von mir und meiner Frau. Dadurch haben wir immer alle Unterlagen in der Hosentasche. Vom NAS wird 1 x pro Woche ein verschlüsseltes Backup auf einen deutschen Server gemacht, zusätzlich gibt es lokale Backups an 2 verschiedenen Orten direkt vom PC. Und darüber hinaus mache ich noch 1 x pro Quartal einen verschlüsselten Snapshot, der auf einen US Server geschoben wird.

 

Ein DMS mit Volltextsuche habe ich in 10 Jahren kein einziges Mal benötigt, die Filestruktur ist universell einfach, auch von anderen Familienmitgliedern leicht zu verstehen & zu verwenden und lässt sich gut in Backup-Strategien einbinden. Von existentiell wichtigen Dokumenten (Steuerbescheide, Versicherungsscheine, Rentenbescheide o.ä.) gibt es zudem noch einen Papierordner.

[franko]

vor 1 Stunde von br4v3m:

Das "Büro" wird auf ein NAS synchronisiert und von dort auf die Handies von mir und meiner Frau. Dadurch haben wir immer alle Unterlagen in der Hosentasche.

Auf welcher Software basiert das? Werden die Daten wirklich komplett auf die beiden Handys kopiert?

[Gast240408]

59 minutes ago, franko said:

Auf welcher Software basiert das? Werden die Daten wirklich komplett auf die beiden Handys kopiert?

Nicht der OP, aber mit syncthing geht so etwas automatisch (sobald in Reichweite) in physischem LAN/WLAN (mache ich hier mit mehreren Laptops/NAS/Smartphones/Tablets). Z.B. in Verbindung mit tailscale (oder anderen VPN-Loesungen)  auch simpel weitergehend. Bei generischem cloudbasiertem Speicher kommt es auf das Interface an, welches sie zur Verfuegung stellen.

[br4v3m]

vor 16 Stunden von franko:

Auf welcher Software basiert das? Werden die Daten wirklich komplett auf die beiden Handys kopiert?

Ich verwende eine Synology und die Synchronisationslösung von Synology bzw. deren Apps. Die Daten werden komplett auf die Handies kopiert (im heimischen WLAN).